Enterprise Content Management

Enterprise Content Management (ECM) là những chiến lược, phương thức và công cụ được sử dụng để thu thập, quản lý, lưu trữ, bảo toàn và phân phối các nội dung và tài liệu liên quan đến các quy trình của tổ chức. ECM bao trùm việc quản lý thông tin trên toàn bộ phạm vi một doanh nghiệp dù những thông tin đó có ở dạng tài liệu giấy, file dữ liệu, cơ sở dữ liệu hay thậm chí là email.

ECM nhắm đến mục tiêu làm việc quản lý thông tin trong doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn thông qua việc đơn giản hóa lưu trữ, bảo mật, kiểm soát phiên bản, định tuyến quy trình và sử dụng. Nhờ đó, một tổ chức sẽ được nhiều lợi ích như: hiệu suất gia tăng, khả năng kiểm soát tốt hơn và giảm thiểu chi phí. Ví dụ nhiều ngân hàng đã chuyển sang dùng các hệ thống ECM để lưu trữ bản sao của các hồ sơ, giấy tờ thay vì cách làm cũ, giữ lại các bản gốc trong những kho tài liệu khổng lồ. Với hệ thống cũ, một khách hàng gọi điện yêu cầu bản sao của một tấm séc có thể mất nhiều tuần. Với ECM, các nhân viên ngân hàng chỉ cần tìm kiếm theo số tài khoản của khách hàng và số của tấm séc. Khi tìm thấy, họ có thể email ngay cho khách hàng – lúc đó khách hàng thường vẫn còn đang nghe máy.